Finlands viltcentral använder Microsoft Teams molntjänst för anordnande av evenemang (t.ex. distansutbildning, möte, webbinarium och informationsmöte). Teams är en del av Microsofts molntjänsthelhet.
Personuppgifter som behandlas och grunden till behandlingen
Finlands viltcentral behandlar följande personuppgifter:
- De obligatoriska uppgifter som den registrerade har fört in i Teams-tjänsten, såsom förnamn, efternamn, e-postadress och eventuella andra uppgifter som begärts
- Profilbild, om du har lagt till en sådan
- Videobild, om du har kameran påslagen
- Röst, om du har mikrofonen påslagen
- Kommentarer som du har skrivit i chatten
- IP-adress
Personuppgifterna fås av den registrerade själv. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6 punkt 1 underpunkter a, c och e i den allmänna dataskyddsförordningen (den registrerades samtycke, fullgörande av rättslig förpliktelse och utförande av en uppgift av allmänt intresse).
Lagringstiden för personuppgifterna
Personuppgifter lagras i Teams när du registrerar dig eller ansluter dig till ett evenemang. Uppgifterna lagras enbart så länge och i den omfattning som det är nödvändigt med tanke på orsaken till insamlingen av personuppgifterna. De personuppgifter som har lagrats i registret raderas när det inte längre finns en laglig grund till behandlingen av dem eller när den registrerade själv begär att de ska raderas. Personuppgifter som har samlats in i samband med utbildningar i offentliga förvaltningsuppgifter lagras 1 år efter evenemanget.
Anordnaren har kunnat fatta beslut om att spela in ett evenemang om det finns en särskild orsak av allmänt intresse, såsom ett behov att göra det möjligt att se ett informationsevenemang också i efterhand. En eventuell inspelning samt användningsändamålet för inspelningen och grunderna till lagringstiden meddelas i början av evenemanget. Texten i den övre kanten av mötesfönstret visar om inspelning pågår. På en inspelning kan följande uppgifter om dig lagras:
• Profilbild, om du har lagt till en sådan
• Videobild, om du har kameran påslagen
• Röst, om du har mikrofonen påslagen
• Kommentarer som du skriver i chatten
Stäng kamera och mikrofon innan du ansluter till mötet. På så vis kan du minimera mängden uppgifter om dig som behandlas.
Överlåtelse av personuppgifter
Finlands viltcentral överlåter personuppgifter enligt begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Myndigheters dokument är offentliga, såvida de inte uttryckligen enligt lag är sekretessbelagda.
Som personuppgiftsbiträden verkar Finlands viltcentral samt Microsoft.
Finlands viltcentral överlåter inte personuppgifter för direktmarknadsföring eller opinions- eller marknadsundersökningar.
Dina personuppgifter och de uppgifter som behandlas på ett möte överförs till Microsoft, dess underleverantörer och/eller avtalspartner. Via Microsoft och dess underleverantörer kan uppgifter i anknytning till ditt deltagande (det namn du har uppgett, IP-adress osv.) samt de uppgifter som har behandlats under evenemanget överföras också utanför EU/EES-området.
Anvisningar till Teams-deltagare
Stäng kamera och mikrofon innan du ansluter till mötet. På så vis kan du minimera mängden uppgifter om dig som behandlas.
Diskutera, skriv eller presentera inga sekretessbelagda saker eller sådant som hör till privatlivet eller är säkerhetsklassificerat på ett Teams-evenemang.
Vem kan jag kontakta?
I frågor om granskning, korrigering eller förbud som berör dataskydd kan du skriftligen kontakta:
Finlands viltcentral
Registratorskontoret
Sompiovägen 1
00730 Helsingfors
kirjaamo@riista.fi