DATASKYDDSBESKRIVNING
Finlands viltcentrals elektroniska ärendehantering Oma riista-tjänsten.
1. Personuppgiftsansvarig
Namn:
Finlands viltcentral
FO-nummer:
0201724-4
Postadress:
Sompiovägen 1, 00730 Helsingfors
E-post:
kirjaamo@riista.fi
Telefon:
029 431 2001
2. Person som ansvarar för registerärenden
Namn:
Sauli Härkönen, chef för offentliga förvaltningsuppgifter, Offentliga förvaltningsuppgifter
Tuomo Pispa, förvaltningschef, Andra än offentliga förvaltningsuppgifter
Postadress:
Sompiovägen 1, 00730 Helsingfors
Telefon:
029 431 2104, Sauli Härkönen
029 431 2106, Tuomo Pispa
E-post:
sauli.harkonen@riista.fi
tuomo.pispa@riista.fi
3. Registrets namn
Finlands viltcentrals elektroniska ärendehantering Oma riista-tjänsten
För personuppgifternas del Oma riista-tjänstens personregister.
4. Registrets datainnehåll
I registret behandlas
– personuppgifter,
– uppgifter i anknytning till jägarregistret,
– uppgifter i anknytning till bytesregistret,
– uppgifter och verksamhet i anknytning till den offentliga viltkoncernen, Finlands viltcentral, jaktvårdsföreningarna eller organisationer som personen representerar
– viltinformation framställd av personerna.
Registret kan innehålla följande personuppgifter, av vilka de märkta med asterisk (*) är från Befolkningsdataregistret:
– personsignum*, namn* och stadigvarande adress,
– modersmål*, hemkommun*, uppgift om finländskt medborgarskap* och eventuell dödsdag*,
– telefonnummer, e-postadress och lösenord,
– jägarnummer, uppgifter om jägarexamen och viltvårdsavgift,
– eventuella tillstånd och samtycken,
– eventuella uppgifter rörande personens spärrmarkeringar,
– eventuella uppgifter om marknadsföringsförbud,
– eventuella uppgifter om erkännanden som beviljats personen,
– eventuella andra uppgifter som insamlats med personens samtycke.
Registret kan innehålla följande övrig information:
– personernas uppdrag och medlemskap i den offentliga viltkoncernen, Finlands viltcentral, jaktvårdsföreningar eller organisationer som personen representerar,
– Finlands viltcentrals och jaktvårdsföreningarnas evenemangsuppgifter,
– uppgifter om av personen eller av en organisation som hen representerar ansökta tillstånd samt uppgifter om till personen eller till en organisation som hen representerar beviljade eller av personen köpta tillstånd.
– uppgifter om av personenen avlagda utbildningar och provprestationer,
– av personen givna bytes-, observations-, skade- storviltsassistans- och motsvarande viltuppgifter samt uppgifter om punktpositioneringar och områdets geometri,
– områdes-, grupp-, medlems-, uppdrags-, punktpositions-, jaktövervaknings-, skade-, utbildnings-, provprestations-, storviltsassistans- samt viltinformationsuppgifter från en organisation som personen representerar,
– uppgifter om huruvida personen ingår i distributionslistor i anknytning till ovanstående organisationers verksamhet.
Registret innehåller uppgifter från och med den 1 januari 2009.
5. Offentlighet eller sekretess beträffande uppgifterna i registret
Uppgifter i registret behandlas och utlämnas endast för lagliga användningsändamål. Om uppgifternas offentlighet och utlämnande av uppgifter föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 94/46/EG (allmän dataskyddsförordning) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 och i dataskyddslagen (1050/2018). För behandlingen av personuppgifter tillämpas dock inte det som föreskrivs i artikel 18 punkt 1 underpunkter a och b i nämnda förordning.
6. Syftet med behandling av registerinformation
Hållande av registret grundar sig på
– viltförvaltningslagen (158/2011) 2 § 2 mom. punkt 2 och 10,
– lag om jaktvårdsavgift och jaktlicensavgift (616/1993) 7 a, 7 b och 7 c §,
– jaktlagen (615/1993) 10, 30, 38 a, 38 b och 41 § och jaktförordningen 5, 5 a och 9 §,
– statsrådets förordning om dispens enligt jaktlagen (452/2013) 7 och 8 §,
– statsrådets förordning om anmälningsförfarandet enligt jaktlagen (930/2017) 3 §,
– behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6 punkt 1 underpunkter c och e i dataskyddsförordningen
Syftet med behandlingen av uppgifterna i registret är att erbjuda medborgarna ett enkelt sätt att själva dokumentera händelser i anknytning till vilt samt att uppgöra enligt i lag eller förordning stadgade bytesmeddelanden. De viltuppgifter som personen sparat kan användas för den offentliga viltkoncernens planeringsuppgifter, uppföljning och planering av nyttjandet av viltstammarna samt för statistik- och forskningssyften. Därtill kan uppgifterna i registret användas för att informera tjänstens användare om kontaktuppgifter till personer med olika uppdrag inom viltförvaltningen samt om olika evenemang som ordnas av viltförvaltningen och tillkännagivanden av viltförvaltningen.
Uppgifterna i registret kan dessutom behandlas för följande syften:
- skötsel och utveckling av kundförhållande,
- förverkligande av tjänsten,
- bestyrkande av kundevenemang,
- utveckling av kundtjänst och verksamhet,
- analys, rapportering och statistikföring,
- tillståndsförvaltning, såsom beredning, fattande och uppföljning av förvaltningsbeslut,
- andra motsvarande användningssyften.
Förvaringstiderna för dokumenten är fastställda i Finlands viltcentrals informationsstyrningsplan. Vid fastställandet av förvaringstiderna har 21 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen samt i lagarna separat fastställda förvaringstider beaktats.
Personuppgifterna förvaras i registret tillsvidare. Frivilligt överlämnade bytes- och observationsuppgifter inklusive personuppgifter förvaras tills personen själv raderar sina uppgifter eller begär att de ska raderas.
7. Regelmässiga informationskällor
Uppgifter som lagras i registret erhålls regelmässigt:
- av personen själv genom olika metoder,
- från jatkvårdsföreningar,
- från jägarregistret som upprätthålls av Finlands viltcentral, licensförvaltningssystemet och Finlands viltcentrals övriga system,
- från Forststyrelsens system,
- från Naturresursinstitutets system samt
- från Befolkningsregistercentralens system.
8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter utlämnas regelmässigt:
- till jord- och skogsbruksministeriet,
- till miljöministeriet (för Habides-rapportering av dispensbeslut i enlighet med Europeiska unionens fågel- och habitatdirektiv),
- till Naturresursinstitutet,
- till Forststyrelsen och
- till jaktvårdsföreningarna.
Uppgifter kan utlämnas med hjälp av tekniskt gränssnitt, åtkomst till uppgifter eller andra lagenliga metoder. Vid utlämnande av uppgifter med hjälp av tekniskt gränssnitt eller skapande av åtkomst till uppgifter tillämpas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen.
9. Den registrerades rättigheter
Rätt till insyn och korrigering
En person har rätt att granska de uppgifter som berör hen, vilka har sparats i registret. Ärenden gällande insynsrätt ska framläggas skriftligt och undertecknade till adressen i punkt 1.
Om det finns fel i de registrerade uppgifterna, kan de registrerade framföra en skriftlig begäran om rättelse av felet till adressen som anges i punkt 1.
Förbudsrätt och samtycke
Uppgifter för direktreklam, distansförsäljning, annan direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar överlåts endast med den registrerades samtycke.
Från registret överlåts inte uppgifter för personmatriklar eller släktforskning.
I förbuds- och rättelsefrågor kan den registrerade kontakta den i punkt 2 nämnda ansvariga personen.
10. Principer för registerskydd
Rätt att behandla uppgifterna i registret har endast de Finlands viltcentrals arbetstagare, som genom sitt arbete har rättighet att behandla uppgifterna. Rättighet att behandla en persons kontaktuppgifter har därtill de personer som vid utförandet av uppgifterna i fråga har tjänsteansvar eller samtycke av personen i fråga. Därtill kan rättighet med stöd av avtal beviljas jaktvårdsföreningens verksamhetsledare som en del av produktion av rådgivningstjänster i Oma riista-tjänsten.
Elektronisk ärendehantering
Finlands viltcentral har i enlighet med 4 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster planerat sina digitala tjänster på ett sådant sätt att tjänsternas informationssäkerhet och dataskydd säkerställs och så att det säkerställs att tjänsterna är lätta att hitta och använda. Finlands viltcentral ansvarar för tillgången till de digitala tjänsterna och för innehållets tillgänglighet. Vid registerföringen har föreskrifterna om informationssäkerhet i kapitel 4 i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) iakttagits.
Var och en användare har sitt eget användarnamn och lösenord för tillträde till systemet. Varje användares tillträde till olika kunduppgifter administreras genom användarrättigheter och över verksamheterna förs logginformation.
Tjänsten fungerar i en omgivning som är skyddad med brandvägg och andra tekniska metoder. Tjänsten kontaktas via en skyddad nätanslutning. Databaserna och deras säkerhetskopior förvaras i låsta utrymmen och åtkomst till uppgifterna innehas endast de av tjänsteleverantören utnämnda personerna.
Manuellt material
Det manuella materialet förvaras i låsta utrymmen.
11. Datasystemets offentliga adress
Datasystemets offentliga adress är https://oma.riista.fi
(version 1.5, 24.3.2021)
