Suomen riistakeskus käyttää Microsoftin Teams-pilvipalvelua tilaisuuksien (esim. etäkoulutus, kokous, webinaari ja tiedotustilaisuus) järjestämiseen. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta.
Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn peruste
Suomen riistakeskus käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- Rekisteröidyn Teams-palveluun lisäämät pakolliset tiedot kuten etunimi, sukunimi ja sähköposti sekä mahdolliset muut kysytyt tiedot
- Profiilikuva, jos olet lisännyt sellaisen
- Videokuva, jos pidät kamerasi päällä
- Ääni, jos pidät mikrofonia päällä
- Keskustelupalstalle kirjoittamasi kommentit
- IP-osoite
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a, c ja e alakohtiin (rekisteröidyn antama suostumus, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen).
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun rekisteröidyt tai liityt tilaisuuteen. Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa siihen, mitä varten henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta tai rekisteröity itse pyytää poistamaan ne. Julkisten hallintotehtävien koulutuksista kerättyjä henkilötietoja säilytetään 1 vuosi tilaisuudesta.
Järjestäjä on voinut päättää tallentaa tilaisuuden, jos siihen on erityinen yleisen edun mukainen syy, kuten tarve mahdollistaa koulutuksen tai tiedotustilaisuuden katseleminen myös jälkikäteen. Mahdollisesta tallentamisesta sekä tallenteen käyttötarkoituksesta ja säilytysajan perusteista ilmoitetaan tilaisuuden alussa. Huomaat myös kokousikkunan yläreunassa olevasta tekstistä, jos tallentaminen on käynnissä. Tallenteelle voivat päätyä sinusta seuraavat tiedot:
• Profiilikuvasi, jos olet lisännyt sellaisen.
• Videokuva, jos pidät kamerasi päällä.
• Ääni, jos pidät mikrofonia päällä
• Keskustelupalstalle kirjoittamasi kommentit
Sulje kamera ja mikrofoni ennen kokoukseen liittymistä. Näin voit itse minimoida tietoja, joita sinusta käsitellään.
Henkilötietojen luovutus
Suomen riistakeskus luovuttaa henkilötietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Henkilötietojen käsittelijänä toimii Suomen riistakeskus sekä Microsoft.
Suomen riistakeskus ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.
Henkilötietojasi ja kokouksessa käsiteltyjä tietoja siirretään Microsoftille, sen alihankkijoille ja/tai sopimuskumppaneille. Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun osallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä tilaisuudessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Ohjeita Teams-osallistujille
Sulje kamera ja mikrofoni ennen kokoukseen liittymistä. Näin voit itse minimoida tietoja, joita sinusta käsitellään.
Älä keskustele, kirjoita tai esitä Teams-tilaisuudessa mitään sellaista asiaa, joka on salassa pidettävää, kuuluu yksityiselämän suojan piiriin tai on turvallisuusluokiteltu.
Keneen voin olla yhteydessä?
Tietosuojaan liittyvissä tarkastus-, korjaus- tai kieltoasioissa voit ottaa kirjallisesti yhteyttä osoitteella:
Suomen riistakeskus
Kirjaamo
Sompiontie 1
00730 Helsinki
kirjaamo@riista.fi