Viestintää kannattaa suunnitella omiin tarpeisiin sopivaksi, jotta asiat tulevat kerrotuksi oikeaan aikaan. Suunnittelun tarkoitus ei ole lisätä työtehtäviä, vaan helpottaa viestinnän toteuttamista.
Viestinnän vuosikello
Viestinnän vuosikellon avulla rakennat juuri sinun yhdistyksellesi sopivan suunnitelman viestinnän pohjaksi. Vuosikelloon on hyvä tallentaa toimintavuoden tapahtumia ja metsästysvuoden merkkipäiviä. Suunnitelman avulla tapahtumista tulee tiedotettua ajoissa. Vuosikelloon on lisäksi hyvä kirjata, kuka vastaa aiheen viestinnästä ja missä kanavassa viesti jaetaan. Suunnittelun tukena voi hyödyntää jäsenistöä ja kysyä, millaista viestintää kaivataan.
Toistolla varmuutta
Hyvä viestintä on säännöllistä. Se tarkoittaa tasaista julkaisutahtia, tärkeiden viestien toistamista eri kanavissa sekä ajankohtaisista asioista viestimistä säännöllisin väliajoin.
Kuka vastaa viestinnästä?
Rhy:n viestintä lepää usein toiminnanohjaajan sekä hallituksen aktiivien hartioilla. Avuksi viestintävastuun jakamiseen voi harkita esimerkiksi ajanhermoilla olevaa nuorta, joka luovisi taitavasti erityisesti sosiaalisen median maailmassa. Samalla nuoria saataisiin juurrutettua rhy-toimintaan. Viestintävastuu on kuitenkin aina toiminnanohjaajalla ja hallituksella.
Oma riista: Viesti suoraan myös seurojen ulkopuolisille metsästäjille.
Riista.fi-tapahtumakalenteri: Yhdistyksen tapahtumat, kuten ampumakokeet ja metsästäjätutkintotilaisuudet
Metsästäjä-lehti: Vuosikokoukset, myös mielenkiintoiset juttuideat
Pikaviestimet, kuten WhatsApp tai Signal: Esim. seurojen edustajat. Nopea viestiminen.
Some-kanavat: Tavoittaa myös ei-metsästävät. Mahdollisuus vuorovaikutukseen.
Media: Ajankohtaisia asioita läpi jutuiksi. Tiedotteet, juttuvinkit, mielipidekirjoitukset.
Tapahtumat: Kasvokkain kohtaamiset ihmisten kanssa. Madaltaa kynnystä lähestyä.
Verkkosivut: Tapahtumat, ajantasaiset yhteystiedot.
Sähköposti ja puhelin
Metsästysseurojen kautta viestiminen: seurojen yhteyshenkilöille, jotka jakavat jäsenilleen.
Hyödynnä Suomen riistakeskuksen viestintämateriaaleja
Riistanhoitoyhdistykset voivat jakaa Suomen riistakeskuksen mediatiedotteita, verkkosivujen sisältöjä ja sosiaalisen median julkaisuja omissa viestintäkanavissaan.
Sisältöjä voi myös muokata ja täydentää oman yhdistyksen tilanteeseen ja paikallisiin olosuhteisiin sopiviksi. Näin ajankohtainen tieto palvelee paikallisia kohderyhmiä ja tavoittaa entistä laajemman yleisön.
Muista kuitenkin kuvien ja videoiden käyttöoikeudet!
- Linkkejä Suomen riistakeskuksen verkkosivuille, tiedotteisiin ja muihin julkaisuihin saa jakaa.
- Tekstisisältöjä voi lainata sekä hyödyntää oman yhdistyksen viestinnässä.
- Kuvia ei saa irrottaa Suomen riistakeskuksen verkkosivuilta, tiedotteista tai muista julkaisuista ja käyttää omissa kanavissa ilman erillistä lupaa. Kuvien käyttöä rajoittavat usein tekijänoikeudet.
- Sosiaalisen median julkaisuja voi jakaa suoraan alustan omilla jakotoiminnoilla.
Ole tavoitettavissa
Toiminnanohjaaja tavoitellaan niin jäsenistöstä kuin jäsenistön ulkopuoleltakin. Pyri olemaan tavoitettavissa niin, että kysymyksiin annetaan vastaus kohtuullisessa ajassa. Vastaan voi tulla tilanteita, jolloin näkemystä asiaan on hankala antaa heti. Kuitenkin viestin kuittaaminen vastaanotetuksi ja ilmaisu asian selvittämisestä antaa yhdistyksen toiminnasta hyvän kuvan.
Yhdistystä voidaan lähestyä niin puhelimitse, sähköpostitse sekä vaikkapa sosiaalisen median kanavia pitkin. Viestien tarkastaminen ja lukeminen kannattaakin ottaa toistuvaksi rutiiniksi.