Viestintäsuunnittelija suunnittelee viestintää ‒ eli?

Nykypäivän organisaatioviestijä ei ole portinvartija muttei myöskään äänitorvi. Työ on eri viestintätarpeiden tunnistamista, viestinnän keinojen tuntemista, muun henkilöstön konsultoimista viestintäasioissa ja siitä huolehtimista, että viestintämme on kaikin puolin eettistä.

Minäkin olen sitoutunut noudattamaan viestinnän eettisiä ohjeita.

Viestintäsuunnittelijan työ on enemmän kuin julkaisu- ja tiedotuskanavien summa. Pitää kyetä ymmärtämään eri asioiden välisiä riippuvuussuhteita, tunnistaa heikkoja signaaleja ja reagoida niihin oikea-aikaisesti, lukea rivien välistä paitsi tekstejä myös ihmisiä, olla avoin yhteiskunnallisen kanssakäymisen jatkuvalle muuttumiselle sekä ajatella ‒ ajatella paljon, avoimesti ja rohkeasti.

Hiljattain tuli voimaan valtionhallinnon uusi viestintäsuositus.

Kerron parin esimerkin avulla, mitä tarkoitan.

Tietoa, jota et tiennyt tarvitsevasi

Riistaeläimet eivät valitse, kenen ajoneuvon eteen juoksevat ajotielle. Suomen riistakeskuksen tehtävät liittyvät pitkälti metsästäjien palveluihin, mutta on myös tehtäviä, jotka koskettavat laajempaa yleisöä, jopa koko kansaa. Kuten riistaonnettomuusmerkki. Metsästäjät tyypillisesti havaitsevat eläimet nopeasti, tuntevat niiden käyttäytymistä ja osaavat toimia oikein kolaritilanteissa. He eivät siis ole tällaisessa viestintätarpeessa keskeisin kohderyhmä eikä perusviestintämme siksi riitä, vaikka yli 300 000 metsästäjää hyviä viestinviejiä ovatkin.

Verrattain harva suomalainen vierailee säännöllisesti nettisivuillamme tai lukee aktiivisesti lehteämme. Tiedon muun muassa kolarien välttämisestä ja kolarissa toimimisesta tulee tavoittaa kaikki teillä liikkujat. Riistaonnettomuusmerkin olisi hyvä olla jokaisessa autossa ja sen ohjeisiin olisi hyvä jokaisen suomalaisen tutustua ennakoivasti. Tällöin viestinnässä on mietittävä, miten halutut kohderyhmät altistetaan tiedolle, joka on heille hyödyllistä, mutta jota he eivät itse aktiivisesti etsi. On löydettävä ne kanavat, joita ihmiset käyttävät muutenkin, ne sanat, jotka heille ovat tuttuja entuudestaan ja ne näkökulmat, jotka vetoavat heihin ja saavat aikaan toivotun vaikutuksen – esimerkiksi menemään nettisivuillemme tulostamaan riistaonnettomuusmerkin. Se on palvelua.

Pilkunviilausta pykäläviidakossa

Eräänkin kerran koetimme kollegani kanssa saada selkoa asetuksista. Emme minkään tietoteknisen laitteen tai ohjelman asetuksista vaan valtioneuvoston vahvistamista lakeja täydentävistä säädöksistä. Koska näissä asetuksissa ei ole kyse tietotekniikan koodista vaan ihmisten kielestä, ymmärrys ei ole absoluuttista. Niin kirjoittajalla kuin lukijalla tekstiin sisältyy merkityksiä, joita siinä ei toisen mielestä ole. Nämä merkitykset kumpuavat omasta elämästä, tilanteista ja ihmisistä, joihin samat sanat ovat aiemmin liittyneet. Asetuksia kirjoittavat ihmiset, jotka ovat sisäistäneet asetustenkirjoittamisen konventiot ja asemoivat tekstin asetusten jatkumoon.

Kun kieli on työväline, pitää muistaa, että eri kielimuodoille on aikansa ja paikkansa. Asetusten kieli on eri kieli kuin yleiskieli. Molemmat ovat suomea, mutta vain jälkimmäinen soveltuu käytettäväksi silloin, kun kirjoittaja ja lukija kuuluvat eri viiteryhmiin. Tällöin kääntäjäksi tarvitaan viestijää. Lakien ja asetusten vahvistamisen yhteydessä usein julkaistaan muistio, mutta sekin saattaa olla pitkä ja polveileva. Viestijän tehtävä on poimia näistä annetuista aineksista olennaiset kohdat ja esittää ne mielekkäässä järjestyksessä ja sovittaa ne ennestään tuttuun kontekstiin. (Kunhan ensin itse saamme asetuksista selkoa.)